Una técnica muy útil en la revisión, mejora o innovación de procesos es la que se conoce como diagramas de afinidad o también conocidos como diagramas KJ, esto debido a que es una técnica elaborada por el ideólogo Kiwakita Jito. Estos diagramas buscan identificar cual es el problema y las causas asociadas al mismo, esta técnica es muy útil cuando se cuenta con una gran cantidad de información, de esta manera se puede evaluar las causas del problemas o las mejoras propuestas y elegir la que más sentido haga a los participantes

Los pasos para generar un diagrama de afinidad son:

• Reformular el reto, problema o mejora.
  • Como grupo se reformula el problema o mejora que se ha definido en una pregunta general acerca de la necesidad que tenemos (por ejemplo Por qué razón la gente no hace más uso de la bicicleta para ir al trabajo?) Este enunciado se escribe como título en el espacio en el cual se vaya a trabajar
  • Individualmente cada miembro del grupo escribe entre 5 y 10 declaraciones por las cuales creen que se da el problema, cada una de estas declaraciones las escriben en un post it diferente, debemos estar claros que estas declaraciones que se den deben cumplir los siguientes parámetros:
    • Deben ser fundamentos no juicios
    • Deben estar relacionados con el problema y ser relevantes en relación a este
    • No deben ser una respuesta directa al problema (por ejemplo en el caso de el uso de bicicletas no usar algo como que en el invierno es obscuro y por eso no se realiza el uso de la bicicleta)
• Agrupar y crear temas principales
  • Todos los miembros del equipo que esta trabajando se reúnen y agrupan las declaraciones por las cuales piensan se esta dando el problema, debe evitarse generalizar y debe ser un trabajo rápido, intuitivo y sin interacción hablada de los miembros
  • Luego entre todos se decide en base al problema el nombre que se le dará a cada uno de los grupos identificados de declaraciones
• Orden cada uno de los grupos de de declaraciones e identificar la relación que existe entre ellas
  • Mantener que las declaraciones dadas estén plenamente relacionadas al problema y reagrupar estas declaraciones (algunas puede ser únicas y otras pueden ser muy similares entre sí)
  • Dibujar líneas de relación entre ellas
  • Identificar las declaraciones más significativas ( esto puede hacerse por votación de cada uno de los miembros del grupo de trabajo)
• Elaborar una declaración final y reflejar la misma
  • Desarrollar un borrados de la declaración final que capture el mensaje esencial de las declaraciones, las razones y los grupos
  • Identificar que sub problemas son los más importantes a solucionar
  • Una vez finalizado el trabajo, se analizarán las ideas, aceptándolas o rechazándolas de forma consensuada por el grupo. Se tendrá en cuenta en primer lugar su idoneidad, en cuanto a posibilidad de realización, y en segundo lugar su adaptación al caso concreto al que se va a aplicar. Finalmente el grupo firma un acuerdo sobre los pasos a seguir

En las fotografías adjuntas se visualiza como es el proceso en el ejemplo de el por qué la gente no usa más la bicicleta para ir al trabajo.